Quelle est la meilleure GED pour les Ressources Humaines ?

La gestion électronique des documents (GED) est désormais essentielle pour les services des ressources humaines (RH). Elle permet de dématérialiser, d’organiser et de sécuriser les nombreux documents liés à la gestion du personnel. Avec une multitude de solutions disponibles, comment faire le bon choix ?

La « meilleure » solution dépend des besoins spécifiques de chaque organisation. Cependant, pour les Ressources Humaines (RH), l’accent doit être mis sur les GED personnalisables, capables de s’adapter aux processus et aux spécificités de ce service.

Les critères de choix d’une solution de GED pour les RH

GED Ressources Humaines, la définition

Un outil de GED RH est essentiel pour transformer les archives papier des Ressources Humaines en un système d’information numérique performant. Elle assure la capture, le classement et le stockage sécurisé de tous les documents employés, du recrutement au départ. En intégrant des fonctionnalités d’automatisation intelligente—telles que la validation de documents via workflow ou la signature électronique—elle fluidifie les processus RH critiques. Ce dispositif améliore la sécurité des données, facilite la recherche instantanée et garantit la conformité légale, permettant aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée au lieu de la gestion documentaire fastidieuse.

Le choix d’une solution de GED pour les RH est une décision cruciale qui impacte l’efficacité, la sécurité et la conformité de la gestion documentaire. Plusieurs critères doivent être pris en compte pour faire le bon choix :

1. Les fonctionnalités essentielles : répondre aux besoins spécifiques des RH

Numérisation et acquisition de documents :
- Numérisation de masse : Capacité à numériser rapidement de grands volumes de documents papier.
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) : Transformation des images numérisées en texte exploitable, permettant la recherche plein texte et l’indexation automatique.
- Acquisition multicanale : Importation de documents depuis différentes sources (scanners, e-mails, applications métiers, etc.).
- Exemple : Un service RH reçoit chaque année des centaines de formulaires d’inscription à la mutuelle. La numérisation de masse avec OCR permet de les traiter rapidement et d’extraire automatiquement les informations clés pour les intégrer dans le SIRH.
Classement et indexation :
- Arborescence personnalisable : Création d’une structure de classement adaptée aux besoins spécifiques des RH (par type de document, par employé, par service, etc.).
- Métadonnées personnalisables : Ajout de champs d’indexation spécifiques (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, date d’embauche, etc.) pour faciliter la recherche et le tri.
- Indexation automatique : Extraction automatique des informations clés des documents pour les indexer.
- Exemple : Classer les contrats de travail par date de signature et les indexer avec le nom de l’employé, son numéro de matricule et le type de contrat.
Gestion des workflows (circuits de validation) :
- Création de circuits de validation personnalisés : Définition des étapes de validation et des acteurs impliqués pour chaque type de document (demande de congés, note de frais, etc.).
- Notifications et alertes : Envoi automatique de notifications aux différents acteurs pour les informer des tâches à effectuer.
- Suivi des workflows : Visualisation de l’état d’avancement des différents processus.
- Exemple : Un employé soumet une demande de congés via la GED. Le workflow la transmet automatiquement à son responsable pour approbation, puis au service RH pour enregistrement.
Gestion des droits d’accès et sécurité :
- Gestion fine des permissions : Définition des droits d’accès aux documents en fonction des profils utilisateurs (lecture, écriture, modification, suppression).
- Traçabilité des accès : Enregistrement de toutes les actions effectuées sur les documents (consultation, modification, suppression).
- Chiffrement des données : Protection des données sensibles par des techniques de chiffrement.
- Conformité RGPD : Respect des exigences du RGPD en matière de protection des données personnelles.
- Exemple : Seuls les membres du service RH et le responsable hiérarchique d’un employé ont accès à son dossier personnel.
Archivage électronique :
- Conservation à long terme : Garantie de la conservation des documents dans le respect des obligations légales.
- Gestion du cycle de vie des documents : Définition des durées de conservation et des règles d’archivage.
- Valeur probatoire : Garantie de l’intégrité et de l’authenticité des documents archivés.
- Exemple : Archiver les bulletins de paie pendant la durée légale de conservation et les détruire ensuite de manière sécurisée.
Signature électronique :
- Intégration de solutions de signature électronique : Permettre la signature électronique des documents directement dans le logiciel.
- Différents types de signature : Signature simple, avancée ou qualifiée, selon le niveau de sécurité requis.
- Exemple : Signer électroniquement les contrats de travail pour accélérer le processus d’embauche et réduire les coûts d’impression et d’envoi.

2. L’intégration avec le SIRH et les autres applications : fluidité des échanges

API et connecteurs : La solution doit proposer des API (interfaces de programmation applicative) et des connecteurs pour s’interfacer avec le SIRH et les autres applications métiers utilisées par les RH (logiciel de paie, logiciel de gestion des temps, etc.).
Synchronisation des données : L’intégration doit permettre la synchronisation des données entre les différents systèmes pour éviter les saisies manuelles et les erreurs.
Exemple : L’intégration avec le logiciel de paie permet de transférer automatiquement les données relatives aux salaires et aux absences depuis la plateforme de GED.

3. L’ergonomie et la facilité d’utilisation : adoption par les utilisateurs

Interface intuitive : L’interface doit être simple et intuitive pour faciliter la prise en main par les utilisateurs.
Fonctionnalités de recherche performantes : Elle doit proposer des outils de recherche efficaces pour retrouver rapidement les documents.
Accessibilité multi-supports : La GED doit être accessible depuis différents appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones).
Exemple : Une interface claire et des filtres de recherche performants permettent aux utilisateurs de retrouver rapidement un document spécifique, même parmi un grand nombre de fichiers.

4. La sécurité et la conformité : Protection des données sensibles

Sécurité des accès : Authentification forte, gestion des mots de passe, contrôle des accès.
Chiffrement des données : Chiffrement des données au repos et en transit.
Traçabilité des actions : Journalisation de toutes les actions effectuées sur les documents.
Conformité aux réglementations : RGPD, normes ISO, etc.
Exemple : Mettre en place une authentification à double facteur pour renforcer la sécurité des accès.

5. L’évolutivité et la scalabilité : s’adapter aux besoins futurs

Capacité à gérer des volumes croissants de données : Le logiciel doit pouvoir gérer l’augmentation du volume de documents au fil du temps.
Adaptabilité aux évolutions des besoins : La plateforme de gestion électronique de documents doit être flexible et adaptable pour répondre aux nouveaux besoins des RH.
Exemple : Choisir une solution qui permet d’ajouter facilement de nouveaux utilisateurs et de nouvelles fonctionnalités.

6. Le support et l’accompagnement : Une mise en œuvre réussie

Formation des utilisateurs : Le fournisseur doit proposer des formations adaptées aux différents profils utilisateurs.
Support technique : Le fournisseur doit proposer un support technique réactif et efficace.
Documentation : Une documentation claire et complète doit être disponible.
Exemple : Le fournisseur propose des formations en ligne, des tutoriels vidéo et un support téléphonique pour accompagner les utilisateurs dans la prise en main de la GED.

Gestion électronique des documents RH

Les avantages spécifiques d’une GED pour les différents processus RH

Le recrutement : de l’optimisation à l’expérience candidat

Réduction du temps de traitement des candidatures: La GED automatise des tâches chronophages comme le tri des CV, l’envoi d’accusés de réception et la planification des entretiens. Par exemple, un système de parsing (analyse automatique du contenu) peut extraire les informations clés des CV et les classer automatiquement selon des critères prédéfinis (compétences, expérience, formation).
Amélioration de la collaboration entre les recruteurs: Un espace partagé dans la permet aux différents intervenants du processus de recrutement (RH, managers, équipes) d’accéder aux mêmes informations et de collaborer efficacement. Ils peuvent ainsi laisser des commentaires sur les candidatures, partager des évaluations et prendre des décisions plus rapidement.
Constitution d’une CVthèque structurée: Une solution de GED permet de créer une base de données de candidats qualifiés, facilement consultable et exploitable pour les futurs recrutements. Cette CVthèque peut être enrichie avec des informations complémentaires issues des entretiens et des évaluations.
Suivi des indicateurs clés (KPI) : Il est possible de suivre des indicateurs tels que le temps moyen de recrutement, le coût par embauche et le taux de satisfaction des candidats. Ces données permettent d’optimiser le processus de recrutement et d’améliorer son efficacité.
Gestion des candidatures spontanées: La mise en place d’une solution de GED offre un espace dédié pour le stockage et le traitement des candidatures spontanées, permettant de ne pas laisser passer des profils intéressants.
Exemple concret : Imaginez un recrutement pour un poste de développeur. Une GED permet de filtrer automatiquement les CV contenant les compétences techniques recherchées (Java, Python, etc.), de planifier les entretiens techniques avec les développeurs de l’équipe et de centraliser les évaluations de chaque candidat.

La gestion administrative du personnel

Gestion centralisée des contrats de travail : La GED permet de stocker les contrats de travail signés électroniquement, garantissant leur authenticité et leur intégrité. Elle permet également de gérer les avenants et les renouvellements de contrat.
Automatisation de la gestion des absences et des congés: Les employés peuvent soumettre leurs demandes de congés via un formulaire en ligne intégré à la solution, qui les transmet automatiquement à leur responsable pour approbation. Cela simplifie le processus et réduit les erreurs de saisie.
Gestion des dossiers disciplinaires : Un logiciel de GED permet de conserver une trace écrite de tous les événements liés à la discipline des employés, en respectant les règles de confidentialité et de protection des données.
Archivage des documents légaux avec valeur probatoire : Elle garantit la conservation des documents importants (bulletins de paie, contrats, etc.) dans le respect des obligations légales, avec une valeur probatoire en cas de litige.
Gestion des visites médicales : La plateforme peut être utilisée pour planifier et suivre les visites médicales des employés, en conservant les certificats et les aptitudes.
Exemple concret : Lors du départ d’un employé, la GED permet de générer automatiquement un package de documents de fin de contrat (certificat de travail, solde de tout compte, etc.) et de les transmettre à l’employé par voie électronique.

La formation : développement continu des compétences

Création de parcours de formation personnalisés : La solution permet de créer des parcours de formation adaptés aux besoins de chaque employé, en fonction de son poste, de ses compétences et de ses objectifs de développement.
Suivi des certifications et des habilitations : Le système de gestion documentaire électronique permet de gérer les certifications et les habilitations des employés, en les alertant des échéances et en conservant les justificatifs.
Gestion des budgets de formation : La solution de dématérialisation des documents peut être utilisée pour suivre les budgets alloués à la formation et pour analyser les retours sur investissement.
Diffusion de supports de formation interactifs : La plateforme de gestion électronique des documents permet de diffuser des supports de formation interactifs (vidéos, quiz, modules e-learning) et de suivre la progression des employés.
Exemple concret : Un employé souhaite développer ses compétences en gestion de projet. Le logiciel de gestion de documents lui propose un parcours de formation composé de modules e-learning, de vidéos et de ressources documentaires, et lui permet de suivre sa progression et d’obtenir une certification à la fin de la formation.

La gestion des talents

Cartographie des compétences : Une gestion documentaire dématérialisée permet de créer une cartographie des compétences présentes dans l’entreprise, identifiant les forces et les faiblesses et permettant d’anticiper les besoins en recrutement et en formation.
Gestion des entretiens annuels d’évaluation : Cela permet de préparer, de mener et de suivre les entretiens annuels d’évaluation, en centralisant les objectifs, les évaluations et les plans d’action.
Identification des hauts potentiels : En analysant les données contenues dans la GED (évaluations, performances, compétences), il est possible d’identifier les hauts potentiels et de mettre en place des programmes de développement spécifiques.
Gestion de la mobilité interne et des plans de succession : Elle facilite la gestion de la mobilité interne en identifiant les employés ayant les compétences et les aspirations nécessaires pour occuper d’autres postes. Elle permet également de mettre en place des plans de succession pour assurer la continuité des activités.
Exemple concret : Un manager souhaite identifier un successeur pour son poste. La GED lui permet de consulter les profils des employés de son équipe, d’analyser leurs évaluations et leurs compétences, et de choisir le candidat le plus approprié.

Gestion de la paie

Réduction des erreurs de saisie : L’intégration avec les logiciels de paie permet d’automatiser les échanges de données et de limiter les erreurs de saisie, notamment lors de la gestion des variables de paie (heures supplémentaires, primes, etc.).
Gain de temps pour les équipes paie : La dématérialisation des bulletins de paie et l’automatisation des processus permettent aux équipes paie de gagner un temps précieux, qu’elles peuvent consacrer à des tâches plus stratégiques.
Sécurité et confidentialité des données : La GED garantit la sécurité et la confidentialité des données de paie, en contrôlant les accès et en assurant la traçabilité des opérations.
Exemple concret : Lors d’un contrôle URSSAF, la GED permet de fournir rapidement et facilement les justificatifs nécessaires (bulletins de paie, déclarations sociales, etc.), ce qui simplifie les procédures et réduit les risques de litige.

GED RH : un investissement stratégique

L’implémentation d’une solution de GED pour les RH représente un investissement stratégique pour toute organisation souhaitant optimiser sa gestion des ressources humaines. En tenant compte des critères de choix et en comprenant les avantages spécifiques pour chaque processus RH, les entreprises peuvent sélectionner la solution la plus adaptée à leurs besoins et maximiser leur retour sur investissement.